Tehdäänkö teilläkin projekteja miten sattuu?

Projektit voivat olla yritykselle suuri mahdollisuus tai merkittävä riski. Usein törmään tilanteisiin, joissa projektinhallinnan merkitystä aliarvioidaan, ja projekteja viedään eteenpäin kevyin resurssein. Erityisesti projektipäällikön roolin laiminlyönti voi johtaa merkittäviin ongelmiin. Tämä artikkeli tarkastelee kahta erilaista tilannetta:

1. Projektipäällikkö on henkilö, jolla ei ole riittävästi aikaa tai osaamista.

2. Projektipäällikkö on osaava ja keskittyy tehtävään täysipainoisesti.

Tavoitteena on havainnollistaa, miten projektipäällikön rooli vaikuttaa projektin onnistumiseen ja yrityksen tuloksiin – ja miksi tämä ei ole paikka säästöille. Tutkimusten mukaan epäonnistuneiden projektien taloudelliset vaikutukset ovat merkittävät. Esimerkiksi Project Management Institute (PMI) arvioi, että keskimäärin 11,4 % projektien budjeteista menetetään epäonnistumisten vuoksi, ja McKinsey & Companyn raportti osoittaa, että vain 29 % suurista IT-projekteista saadaan valmiiksi budjetin ja aikataulun mukaisesti.

1. Kun projektipäälliköllä ei ole riittävästi aikaa tai osaamista

Jos projektipäälliköksi nimetään henkilö, jolla on jo muita kriittisiä tehtäviä tai joka ei ole saanut tarvittavaa koulutusta projektinhallintaan, seuraukset voivat olla vakavia. Tämä asetelma on yleinen erityisesti silloin, kun yritys yrittää säästää ulkopuolisen asiantuntijan palkkaamisessa tai aliarvioi projektinhallinnan roolin merkityksen.

Vaikutukset projektin suorituskykyyn:

• Päätöksenteon viivästyminen: Epävarmuus johtaa hitaaseen päätöksentekoon, mikä voi viivästyttää projektia ja kasvattaa kustannuksia.

• Kommunikaatiokatkokset: Epäselvä johtajuus ja ajanpuute johtavat usein heikkoon viestintään tiimin ja sidosryhmien välillä, mikä aiheuttaa väärinkäsityksiä ja resurssien tehottomuutta.

• Riskienhallinnan puute: Kokematon projektipäällikkö ei välttämättä tunnista mahdollisia ongelmia ajoissa tai osaa kehittää tehokkaita ratkaisuja niiden hallintaan.

Riskinä uupumus ja pitkäaikaiset ongelmat:

• Ylikuormitus: Projektipäällikön muut vastuut voivat aiheuttaa liiallista työkuormaa, mikä johtaa helposti uupumukseen. Tämä voi vaikuttaa paitsi yksilön hyvinvointiin, myös projektin etenemiseen.

• Jatkuvuuden puute: Jos projektipäällikkö väsyy tai joutuu vetäytymään tehtävästään, projektin johtaminen voi katketa, mikä voi aiheuttaa merkittäviä viivästyksiä ja lisäkustannuksia.

Tutkimuksissa on havaittu, että tällaiset ongelmat ovat valitettavan yleisiä. Harvard Business Review’n mukaan epäonnistuneista IT-projekteista aiheutuu vuosittain yli 50 miljardin dollarin taloudelliset tappiot globaalisti. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä yksittäisen projektin epäonnistuminen voi johtaa vakaviin kassavirtaongelmiin tai jopa liiketoiminnan päättymiseen.

2. Kun projektipäällikkö on osaava ja keskittyy tehtäväänsä täysipainoisesti

Kun projektipäälliköllä on tarvittava osaaminen ja aikaa keskittyä tehtävään, projektin onnistumismahdollisuudet kasvavat huomattavasti. Tämä näkyy projektin sujuvuudessa, tiimin hyvinvoinnissa ja lopputuloksen laadussa.

Vaikutukset projektin suorituskykyyn:

• Selkeä johtajuus: Osaava projektipäällikkö varmistaa, että projekti etenee suunnitelmien mukaisesti ja kaikki tietävät oman roolinsa.

• Tehokas riskienhallinta: Kokemus auttaa tunnistamaan mahdolliset riskit ajoissa ja kehittämään ennakoivia ratkaisuja.

• Vahva viestintä: Hyvä projektipäällikkö toimii linkkinä tiimin ja sidosryhmien välillä varmistaen, että kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla.

Hyvinvoinnin ja tasapainon tukeminen:

• Kestävä työtaakka: Osaava projektipäällikkö voi keskittyä projektiin täysipainoisesti ilman muiden tehtävien aiheuttamaa häiriötä, mikä auttaa välttämään ylikuormittumisen.

• Motivoiva ilmapiiri: Selkeä johtajuus ja positiivinen asenne lisäävät tiimin sitoutumista ja tuottavuutta.

McKinsey & Companyn tutkimusten mukaan oikeilla resursseilla ja osaamisella varustetut projektit onnistuvat huomattavasti todennäköisemmin. Näissä projekteissa myös asiakkaan saama arvo maksimoidaan, mikä tukee pitkäjänteistä liiketoimintaa.

Johtopäätökset: Hyvä projektipäällikkö on investointi, ei kulu

Vaikkakin projektin onnistumisen kannalta projektipäällikön rooli ei ole ainoa tekijä, joka mahdollistaa onnistuneen projektin, on sen rooli merkittävä. Ilman osaavaa ja keskittyvää johtajaa projektin riskit kasvavat, mikä voi johtaa merkittäviin taloudellisiin menetyksiin ja henkilöstön hyvinvoinnin vaarantumiseen. Esimerkiksi PMI-tutkimusten mukaan 70 % suurista hankkeista epäonnistuu joko aikataulujen, budjettien tai tavoitteiden saavuttamisen osalta. 

Oikealla projektipäälliköllä projektit eivät vain pysy aikataulussa ja budjetissa, vaan ne myös tuottavat arvoa, joka ylittää alkuperäiset odotukset. 

Tarvitsetteko apua projekteissanne? Ei hätää – apu on lähellä