CRM-projektin opit: miten rakentaa laadukas lopputulos tiukassa aikataulussa
- Esa Övermark
- 5.11.
- 2 min käytetty lukemiseen
Eräs rahoitusalan organisaatio toteutti vuoden 2025 aikana CRM-järjestelmän kehitysprojektin, jonka tavoitteena oli parantaa asiakastiedon hallintaa ja yhtenäistää sen käyttö eri toiminnoissa. Projekti vietiin läpi rajallisessa aikataulussa ja budjetissa, mutta sen tulokset nousivat odotuksia korkeammiksi – kiitos vahvan yhteistyön ja selkeän muutoksenhallinnan. Toimin hankkeessa projektipäällikkönä, vastaten kokonaisuuden etenemisestä, ohjauksesta ja eri tiimien yhteistyöstä.
Tavoitteena yhtenäinen ja laadukas asiakastieto
Projektin päätavoite oli tuoda asiakastiedon hallinta lähemmäs liiketoimintaa ja luoda perustaa tuleville järjestelmäintegraatioille. Tämä edellytti sekä prosessien yhtenäistämistä että teknisen toteutuksen hallittua vaiheistusta. Samalla haluttiin varmistaa, että CRM-järjestelmästä tulisi käytännöllinen työkalu päivittäiseen työhön – ei vain tietovarasto.
Toteutustapa ja johtaminen
Hanke toteutettiin ketterillä periaatteilla, joissa painopiste oli konkreettisissa toimituksissa ja jatkuvassa priorisoinnissa. Roolissani korostui erityisesti sidosryhmien yhteisen ymmärryksen rakentaminen ja eri tiimien – liiketoiminnan, IT:n ja kehitystoimittajan – saumaton yhteistyö.
Projektin hallinta perustui läpinäkyvään raportointiin, tiheään viestintään ja selkeään päätöksentekorakenteeseen. Vaikka osa ketteristä seremonioista karsittiin aikataulupaineiden vuoksi, onnistuttiin ylläpitämään hyvä rytmi ja fokus tuloksiin.
Retrospektiivin tärkeimmät havainnot
Projektin päätyttyä toteutettiin retrospektiivi, jossa arvioitiin kokonaisuutta kuuden teeman kautta: vaikutus vs. työmäärä, selkeys vs. muutokset, yhteistyö vs. riippuvuudet, viestintä vs. koordinointi, laatu vs. nopeus sekä oppiminen vs. rutiini.
Tulokset olivat selkeät:
Läpinäkyvyys: Tehtävien hallintaa ja dokumentointia tulee jatkossa pilkkoa pienempiin osiin, jotta eteneminen on helpommin seurattavaa
Viestintä: Sisäinen kommunikaatio toimi hyvin, mutta sidosryhmien suuntaan tarvitaan aiempaa aktiivisempaa osallistumista ja tiedonvaihtoa
Yhteistyö: Eri organisaatioiden ja toimittajien välisiä toimintatapoja tulee standardoida, jotta opitut mallit siirtyvät myös tuleviin hankkeisiin
Lomakaudet: Vastuunjaon ja dokumentoinnin varmistaminen ennen lomia on kriittistä jatkuvuuden kannalta
Reflektio: Retrospektiivien merkitys korostui – nopeissakin projekteissa on tärkeää pysähtyä ja arvioida, miten työtavat toimivat
Laadun osalta projektitiimi arvioi lopputuloksen korkeimmalle tasolle. Työn jälki oli paitsi tuotantokelpoinen myös helposti laajennettavissa tuleviin kehitysvaiheisiin.
Tulokset ja vaikutus
Projektin vaikutukset näkyivät välittömästi:
CRM-järjestelmä otettiin onnistuneesti käyttöön valitussa toiminnossa
Asiakastiedon laatu ja löydettävyys paranivat merkittävästi
Prosessit selkeytyivät ja tiedon käyttö organisaation sisällä tehostui
Projekti pysyi sekä aikataulussa että budjetissa
Projektipäällikön näkökulma
Projektipäällikön roolissa korostui kyky yhdistää liiketoiminnan tavoitteet ja tekninen toteutus. Suurimmat onnistumiset liittyivät sidosryhmien välisen luottamuksen rakentamiseen, päätöksenteon selkeyttämiseen ja siihen, että järjestelmän käyttöönotto vietiin loppuun ilman erillistä “käyttöönottohanketta”.
Samalla luotiin malli, jolla projektin jälkeen jatkokehitys ja palveluhallinta voivat toimia yhtenäisenä kokonaisuutena.
Yhteenveto
Tämä projekti osoitti, että onnistunut CRM-kehitys ei ole vain tekninen suoritus, vaan ennen kaikkea muutosjohtamisen tehtävä. Kun yhteiset tavoitteet ovat selkeät, viestintä avointa ja vastuut selkeitä, voidaan haastavassakin ympäristössä saavuttaa erinomainen lopputulos.
Jos tarvitset apua CRM-projekteissa tai muissa muutosprojektiessa, ota rohkeasti yhteyttä!
Esa Övermark
+358405051789
Kommentit